Algemeen

Ondernemersvereniging Almen (OVA) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden ook gezien als persoonsgegevens.

 

Verwerkt de OVA persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

  1. Leden van de OVA
    NAW-gegevens, e-mailadres, IBAN-rekeningnummer en contributiebedrag.

  2. Bestuursleden van OVA
    NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en bestuursfunctie.

  3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere verenigingen, gemeentelijke instanties etc.
    Organisatie, naam, e-mailadres en telefoonnummer.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

  1. Leden
    De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de penningmeester van OVA en staat op de eigen computer van dit bestuurslid. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (alleen bekend bij de penningmeester) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op de computer van de penningmeester bewaard. 4 x per jaar wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de penningmeester.

  2. Bestuursleden en contactpersonen
    Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van OVA. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de secretaris) beveiligde privécomputer met adequate virusbescherming.

 

Waarvoor verwerkt OVA deze gegevens?

De persoonsgegevens die OVA verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Leden
    Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren en om de ledenadministratie te kunnen beheren.

  2. Bestuursleden
    Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en waarvoor aangesproken kan worden.

  3. Contactpersonen
    Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van relevante zaken.

 

Verwerkt OVA ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. OVA verwerkt deze gegevens niet.

 

Hoe gaat OVA met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij dienen bewaard. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld. Voordat een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de mailadressen in de BCC geplaatst.

 

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

  1. Leden
    De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de penningmeester van OVA. In het kader van ledenwerving kunnen er aan bestuursleden lijsten voorzien van namen worden verstrekt, op basis waarvan nieuwe leden benaderd kunnen worden. Onze bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren. Deze lijsten worden na een ledenwerfactie weer ingeleverd bij de penningmeester.

  2. Bestuursleden
    Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van OVA.

  3. Contactpersonen
    Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris van OVA.

 

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk voorschriften.

 

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is OVA gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

Kan ik zien welke gegevens OVA van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van OVA om deze gegevens in te zien. De secretaris is bereikbaar via secretariaat secretaris@ov-almen.nl, de penningmeester is bereikbaar via penningmeester@ov-almen.nl.

 

Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van OVA, via secretaris@ov-almen.nl. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wijzigingen

Dit Privacy Statement kan worden gewijzigd door het bestuur van OVA. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt in de jaarlijkse algemene ledenvergadering. OVA kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit Privacy Statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen in ons Privacy Statement en om u de kans te bieden gebruik van uw gegevens af te stemmen.

 

Almen, 24 juli 2018
Privacy Statement Ondernemersvereniging Almen

ONDERNEEM 'T IN ALMEN!


Privacy statement Ondernemersvereniging Almen